Introduktion til MedCom
MedCom er en fællesoffentlig organisation, finansieret og ejet af staten, regionerne og kommunerne.
De udvikler, tester, certificerer – og hjælper med at implementere – digitale standarder, som gør det muligt at udveksle relevant sundhedsdata på tværs af sektorer – og på en sikker måde.
Organisationen, der fungerer som projektleder for digitale projekter, har en klar mission: At kommunikere om resultater og skabe synlighed omkring deres arbejde. Dette sker gennem en aktiv tilstedeværelse på sociale medier og strategisk brug af nyhedsbreve.
I denne case har vi taget en snak med Thomas Bøttcher, Kommunikationskonsulent hos MedCom, om deres arbejde med nyhedsbreve i Ubivox.
Hjemmeside: Medcom.dk
Krav til højere niveau af datasikkerhed
Inden vi dykker ned i MedComs arbejde med nyhedsbreve, kan vi kort nævne, at baggrunden for deres skifte til Ubivox i sin tid bl.a. var for at sikre et højere niveau af datasikkerhed og fuld GDPR-compliancy. Valget af Ubivox blev derfor taget for at kunne garantere nyhedsbrevsmodtagere en tryg behandling af deres data.
Men en anden vigtig faktor var supportmulighederne. MedCom havde brug for en platform, hvor de kunne få hurtig og effektiv hjælp, hvis noget gik galt. Dette kombineret med Ubivox’ brugervenlige interface gjorde det til en ideel løsning for dem.
”Vi valgte Ubivox for, at vi kunne stå 100 % inde for vores håndtering af GDPR i forbindelse med arbejdet med nyhedsbreve. Derudover trak supportmulighederne også op – det er rart at have en livline, hvis noget går galt eller hvis vi har spørgsmål”
Fra tre adskilte nyhedsbreve til et samlet, segmenteret setup
Da MedCom arbejder inden for en række forskellige fagområder inden for sundhedsvæsnet, har de flere forskellige målgrupper for deres kommunikation. Før skiftet til Ubivox, havde MedCom derfor tre separate nyhedsbreve, der ikke var koblet sammen. Denne struktur gjorde det bl.a. svært at skabe en sammenhængende e-mailstrategi, fordi én modtager sagtens kunne være tilmeldt flere nyhedsbreve på én gang og have vidt forskellige datapunkter på de respektive lister.
Ved skiftet til Ubivox, hjalp vi derfor MedCom med at samle de tre lister til én. Det betyder, at de nu har ét setup, hvor hver enkelt målgruppe får det relevante nyhedsbrev gennem segmentering (i stedet for at være tilmeldt forskellige lister). Hvert enkelt fagområde har stadig sit eget nyhedsbrev, hvor modtageren har mulighed for at følge et enkelt eller flere forskellige nyhedsbreve på én gang. I forbindelse med denne omstrukturering af setup’et, fik MedCom samtidig sparring af vores e-mail specialister ift., hvordan de kunne promovere og øge tilmeldinger til de forskellige nyhedsbreve.
Den nye struktur gjorde bl.a., at de havde et langt bedre udgangspunkt for at have de korrekte datapunkter på hver enkelt modtager, da de kun skal opdateres ét sted. Samtidig er det enkelt og hurtigt for modtageren, der blot skal vælge præferencer ved tilmelding, hvorefter de modtager indhold ud fra deres valg.
Nyhedsbreve som primær kommunikationskanal
Over tid er nyhedsbreve blevet en essentiel del af MedComs kommunikationsstrategi. Med en frekvens på ca. 2 nyhedsbreve om ugen bruger de kanalen aktivt til at nå deres målgrupper. Formålet er ikke blot at informere, men også at skabe trafik til websitet. Nyhedsbrevene fungerer som teasere, der guider modtagerne videre til relevante nyheder og indhold på deres hjemmeside. Da deres målgruppe sjældent selv opsøger nyheder på websitet, er nyhedsbrevene derfor afgørende for at skabe engagement og øge trafikken.
”Nyhedsbreve er klart vores mest effektive kommunikationsmiddel. Derfor er vi rimelige aktive derinde. Vi sender, så vidt muligt, minimum 2 nyhedsbreve om ugen, der fungerer som teasere til at få flere besøgende på websitet”
Øget antal tilmeldinger gennem strategisk synlighed
For at udvide deres modtagerbase bruger MedCom en bred vifte af leadgenereringstiltag. Først og fremmest har deres website tilmeldingsformularer placeret strategisk både i footeren og øverst på hjemmesiden. Samtidig bruger de sociale medier aktivt til at promovere nyhedsbrevene. De online aktiviteter er derudover understøttet af fysiske aktiviteter. Det foregår fx på messer, hvor de møder deres målgruppe ansigt til ansigt, og når medarbejdere er på eksterne møder, hvor de ofte medbringer QR-koder, der gør det hurtigt og nemt for interesserede at tilmelde sig direkte.
Enkel og effektiv produktion af nyhedsbreve
Med Ubivox er der en række standardskabeloner, man kan gøre brug af. Derudover er der mulighed for selv at lave skabeloner eller få udarbejdet en skabelon af en af vores specialister.
I MedComs tilfælde, har de selv udarbejdet deres e-mailskabelon, som danner udgangspunktet for alle deres nyhedsbreve. Skabelonen sikrer, at de kan holde deres nyhedsbreve enkle og effektive, samtidig med at de sparer tid i produktionen.
”Det er en klar fordel, at vi ikke skal starte fra bunden hver gang vi laver et nyhedsbrev. Udover at bruge vores skabelon, plejer jeg at kopiere en tidligere udsendelse, og tilpasse headeren til det rigtige segment, hvorefter jeg indsætter det nye indhold og tekst. På den måde kan vi hurtigt skabe variation mellem nyhedsbrevene, afhængigt af hvilken målgruppe vi kommunikerer til”
Vigtige indsigter fra arbejdet med nyhedsbreve
En af fordelene ved at bruge Ubivox til udsendelse af nyhedsbreve, er muligheden for at analysere, hvad modtagerne interesserer sig for. Ved at bruge data fra nyhedsbrevene får MedCom et indblik i, hvilke emner der engagerer deres forskellige målgrupper mest. Denne viden bliver bl.a. brugt til at finjustere kommunikationen og prioritere de emner, der skaber mest værdi for modtagerne. Dermed bidrager deres indsigt fra arbejdet med nyhedsbreve til en helhedsforståelse af effektive kommunikationstiltag generelt.
Eksempel på nyhedsbrev fra MedCom til modtagere, der har valgt af få nyheder fra ”Det kommunale område”. Nyhedsbrevet havde en åbningsrate på 68 % og en imponerende klikrate på 27,68 %. Det er bl.a. tal som disse, MedCom ser på, når de evaluerer kommunikationsindsatsen.
Ubivox som en vigtig partner
Ved at samle deres nyhedsbreve i ét setup, sikre GDPR-compliancy og gøre brug af værktøjer til segmentering har MedCom gennem Ubivox løftet niveauet for deres nyhedsbreve og deres kommunikationsindsats. Med Ubivox kan de både levere skræddersyet kommunikation til deres målgrupper og opnå en bedre forståelse af deres interesser og behov.
Denne case viser bl.a., hvordan Ubivox kan være en vigtig faktor for organisationer, der vil optimere deres nyhedsbrevsarbejde. Samtidig viser MedComs arbejde, hvordan en strategisk tilgang til nyhedsbreve kan være en vigtig del af en effektiv kommunikationsstrategi.
Kontakt os
Hos Ubivox hjælper vi mange forskellige typer organisationer og virksomheder med at få bedre bedre styr på deres emails og nyhedsbreve.
Er du i tvivl om hvordan vi kan hjælpe din organisation, så kontakt tag endelig fat i os.
